Totes les empreses han de complir periòdicament una sèrie d’obligacions legals que són importants. Les principals són les següents:
1. Pla de prevenció de riscos laborals (PRL):
Qualsevol empresa, sense excepció, ha de comptar amb un PRL on s’ha d’incloure l’estructura organitzativa, les responsabilitats, les funcions, les pràctiques, els procediments, els processos i els recursos necessaris per realitzar l’acció de prevenció de riscos a l’empresa, en els termes que reglamentàriament s’estableixin.
Aquesta planificació de prevenció de riscos laborals la pot dur a terme la pròpia empresa, però el més convenient és contractar un servei de prevenció aliè i especialitzat en la matèria.
Cada treballador que es contracti obligatòriament ha de rebre formació en prevenció de riscos laborals abans diniciar la prestació laboral, deixant constància escrita.
2. Protecció de dades:
L’article 2 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) assenyala que “els seus principis s’apliquen a qualsevol tractament totalment o parcialment automatitzat de dades personals, així com al tractament no automatitzat de dades personals contingudes o destinades a ser incloses en un arxiu”. Per tant, l’aplicació de la normativa de protecció de dades a empreses serà obligatòria en qualsevol cas, incloent les dades facilitades pels treballadors que es contractin.
3. Contracte de treball i nòmines:
El treballador té dret a rebre una còpia del contracte de treball i dels documents que se signin entre ambdues parts, i cada mes el full de salari.
4. Calendari laboral:
Les empreses estan obligades a elaborar i exposar a cada centre de treball, en lloc visible, el Calendari Laboral, contenint, l’horari de treball de l’empresa i la distribució anual dels dies de treball, els dies de festa, els dies de vacances, tenint en compte la jornada màxima legal o convencional.
5. Registre de jornada diària:
Qualsevol empresa, sense excepció, ha de garantir el registre diari de la jornada i ha dincloure l’horari concret d’inici i de finalització de la jornada de treball de cada persona de la plantilla. En el cas d’empleats contractats a temps parcial, és obligatori lliurar-los, a més, una còpia del registre esmentat, juntament amb la nòmina de cada mes.
El registre obligatori es pot fer per mitjans tecnològics o informàtics, en els diversos sistemes existents al mercat, o també es pot fer en format paper amb signatura manuscrita, i ha de reflectir dia a dia la jornada treballada.
6. Registre salarial per gènere:
Totes les empreses, indistintament de la seva mida, estan obligades a portar un registre amb els valors mitjans dels salaris, complements salarials i extra salarials de la plantilla, desagregats per sexe i distribuïts per grups professionals, categories o llocs de treball iguals o d’igual valor.
Per descomptat, està totalment prohibida la discriminació salarial entre homes i dones a l’empresa quan es faci la mateixa feina, o s’ostenti una responsabilitat igual i similar.
7. Ingrés de cotitzacions socials:
Les cotitzacions del treballador a la Seguretat Social s’ingressen el mes següent a la meritació de cada nòmina i són obligatòries.
8. Assegurança de conveni:
Molts convenis col·lectius preveuen l’obligació de les empreses d’indemnitzar amb un capital indemnitzatori un treballador que pugui patir la mort per causa d’accident laboral o sigui declarat en incapacitat permanent. Aquests imports són elevats, per la qual cosa es fa obligatòria la contractació d’una pòlissa que pugui cobrir aquest risc.
Si escau, la contractació d’aquesta pòlissa és obligatòria.
9. Assegurança de responsabilitat civil
Una empresa en qualsevol moment pot haver de fer front a indemnitzacions derivades de la responsabilitat civil davant de tercers (siguin clients, proveïdors, etc.), que també poden incloure els treballadors si és l’empresa la que causa danys i perjudicis. En aquests casos els imports són elevats, resultant totalment convenient contractar una assegurança de responsabilitat civil que pugui cobrir aquest risc en un moment determinat.
10. Reconeixement mèdic laboral:
Qualsevol empresa, d’acord amb la llei de prevenció de riscos laborals, ha de poder oferir una observació o un reconeixement de la salut dels treballadors, que es duu a terme de forma periòdica.
És un servei que requereix la contractació d’un servei mèdic professional aliè, però que garanteix poder detectar patologies o malalties dels treballadors que poden fer impossible la prestació del treball, o posar en seriós risc la salut de les persones, i així evitar mals majors, que altrament no es coneixerien.
11. Alta o contractació del treballador a l’empresa:
L’alta a la Seguretat Social dels treballadors és, per llei, prèvia i obligatòria a l’inici de la mateixa. Cal tenir present que les sancions per no donar d’alta al treballador de forma prèvia a començar la feina són elevades, per la qual cosa és molt important sempre fer el tràmit amb la deguda antelació.
12. Abonament del salari al treballador:
D’acord amb la normativa vigent, qualsevol salari que es pagui al treballador s’ha de declarar en nòmina als efectes de la cotització a la Seguretat Social i l’IRPF.
Aquest pagament s’ha de fer de manera puntual cada mes, preferentment el darrer dia de cada mes.
L’incompliment greu de la regularitat en l’abonament de salaris pot generar conseqüències greus, donant dret, per exemple, al treballador a l’extinció del contracte de manera indemnitzada.
El pagament de la nòmina, si supera els 1.000 €/mes, no es pot fer en efectiu metàl·lic, sinó que s’ha de fer en forma bancària, ja sigui una transferència o el lliurament d’un xec, per exemple.
L’incompliment de les obligacions esmentades pot ocasionar sancions i recàrrecs per a l’empresa.
Per a qualsevol consulta, no dubteu a posar-vos en contacte amb nosaltres. Estem a la vostra disposició.
