Todas las empresas deben cumplir de forma periódica con una serie de obligaciones legales que son importantes. Las principales son las siguientes:
1. Plan de prevención de riesgos laborales (PRL):
Cualquier empresa, sin excepción, debe contar con un PRL en el que se debe incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan.
Esta planificación de prevención de riesgos laborales puede ser llevada a cabo por la propia empresa, pero lo más conveniente es contratar un servicio de prevención ajeno y especializado en la materia.
Cada trabajador que se contrate obligatoriamente debe recibir formación en prevención de riesgos laborales antes de iniciar la prestación laboral, dejando constancia escrita.
2. Protección de datos:
El artículo 2 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) señala que “sus principios se aplican a cualquier tratamiento total o parcialmente automatizado de datos personales, así como al tratamiento no automatizado de datos personales contenidos o destinados a ser incluidos en un archivo”. Por tanto, la aplicación de la normativa de protección de datos a empresas será obligatoria en cualquier caso, incluyendo los datos facilitados por los trabajadores que se contraten.
3. Contrato de trabajo y nóminas:
El trabajador tiene derecho a recibir una copia del contrato de trabajo y de los documentos que se firmen entre ambas partes, y cada mes la hoja de salario.
4. Calendario laboral:
Las empresas están obligadas a elaborar y exponer en cada centro de trabajo, en lugar visible, el Calendario Laboral, conteniendo, el horario de trabajo de la empresa y la distribución anual de los días de trabajo, días de fiesta, días de vacaciones, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o convencional.
5. Registro de jornada diaria:
Cualquier empresa, sin excepción, debe garantizar el registro diario de la jornada y debe incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de trabajo de cada persona de la plantilla. En el caso de empleados contratados a tiempo parcial, será obligatorio entregarles, además, copia del citado registro, junto con la nómina de cada mes.
El registro obligatorio podrá realizarse por medios tecnológicos o informáticos, en los diversos sistemas existentes en el mercado, o también podrá realizarse en formato papel con firma manuscrita, debiendo reflejar día a día la jornada trabajada.
6. Registro salarial por género:
Todas las empresas, indistintamente de su tamaño, están obligadas a llevar un registro con los valores medios de los salarios, complementos salariales y extra salariales de la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo iguales o de igual valor.
Por supuesto, está totalmente prohibida la discriminación salarial entre hombres y mujeres en la empresa cuando se realice el mismo trabajo, o se ostente una igual y similar responsabilidad.
7. Ingreso de cotizaciones sociales:
Las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social se ingresan el mes siguiente al devengo de cada nómina, y son obligatorias.
8. Seguro de convenio:
Muchos convenios colectivos prevén la obligación de las empresas de indemnizar con un capital indemnizatorio a un trabajador que pueda sufrir la muerte por causa de accidente laboral o ser declarado en incapacidad permanente. Estos importes son elevados, por lo que se hace obligatoria la contratación de una póliza que pueda cubrir ese riesgo.
En su caso la contratación de dicha póliza es obligatoria.
9. Seguro de responsabilidad civil:
Una empresa en cualquier momento puede tener que hacer frente a indemnizaciones derivadas de responsabilidad civil frente a terceros (sean clientes, proveedores, etc.), que pueden incluir también a los trabajadores si es la empresa la que causa daños y perjuicios. En estos casos los importes son elevados, resultando totalmente conveniente contratar un seguro de responsabilidad civil que pueda cubrir este riesgo en un momento determinado.
10. Reconocimiento médico laboral:
Cualquier empresa, de acuerdo con la ley de prevención de riesgos laborales, debe poder ofrecer una observación o un reconocimiento de la salud de los trabajadores, que se lleva a cabo de forma periódica.
Es un servicio que requiere la contratación de un servicio médico profesional ajeno, pero que ganantiza poder detectar patologías o dolencias de los trabajadores que pueden hacer imposible la prestación del trabajo, o poner en serio riesgo la salud de las personas, y así evitar males mayores, que de otra forma no se conocerían.
11. Alta o contratación del trabajador en la empresa:
El alta en la Seguridad Social de los trabajadores es, por ley, previa y obligatoria al inicio de la misma. Hay que tener presente que las sanciones por no dar de alta al trabajador de forma previa a empezar el trabajo son elevadas, por lo que es muy importante siempre realizar el trámite con la debida antelación.
12. Abono del salario al trabajador:
De acuerdo con la normativa vigente, cualquier salario que se pague al trabajador debe declararse en nómina a los efectos de cotización a la Seguridad Social e IRPF.
Este pago debe realizarse de forma puntual cada mes, preferentmente el último día de cada mes.
El incumplimiento grave de la regularidad en el abono de salarios puede generar consecuencias graves, dando derecho, por ejemplo, al trabajador a la extinción del contrato de forma indemnizada.
El pago de la nómina, si supera los 1.000 €/mes, no se puede realizar en efectivo metálico, sino que debe hacerse en forma bancaria, ya sea una transferencia o la entrega de un cheque, por ejemplo.
El incumplimiento de las citadas obligaciones podrá ocasionar sanciones y recargos para la empresa.
Para cualquier consulta, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estamos a su disposición.
